Louer une salle de réunion: les règles à suivre en cette période de pandémie

Louer une salle de conférence lors de la crise sanitaire liée au Covid nécessite une préparation plus stricte, qui doit respecter les recommandations des autorités médicales et gouvernementales. Il est toujours possible de louer des salles de conférence pendant la période du Covid si le protocole et les exigences recommandés pour empêcher la propagation du Covid sont respectés. 

Location de salle de réunion : les bons gestes à adopter

• Après avoir trouvé la salle de réunion, l’organisateur doit conclure un accord qui s’applique au lieu qui est ouvert au public. 
• L’entrée et la sortie de la salle doivent passer par deux passages différents, marqués au sol ou matérialisés par un affichage ou une bande signalétique. 
• Les participants doivent avoir autant d’espace libre que possible. Il est donc recommandé d’échelonner les différents intervenants autour de la table afin qu’ils ne se fassent pas face.
• Le matériel utilisé lors de la réunion doit être aussi individuel que possible. Cela évitera l’utilisation d’un seul micro. En outre, le présentateur doit couvrir la bonnette de son micro avec un film de protection. Chaque orateur doit avoir son propre stylo, calculatrice ou matériel de travail, et aucun échange de matériel ne doit avoir lieu.
• Les repas traditionnels partagés et les apéritifs en fin de journée ne sont pas autorisés. Ainsi, chaque participant apportera sa propre bouteille d’eau et son verre. L’hôtel n’est pas autorisé à fournir des repas pendant cette période de Covid, mais uniquement pour ses clients actifs et à ne fournir des repas que dans leurs chambres d’hôtes. 
• L’organisateur de la conférence veillera à ce que chaque participant ait son propre masque, ou le distribuera si le masque est oublié ou non conforme. Obligation de se couvrir le nez et de se désinfecter les mains avec le gel hydroalcoolique fourni. Le masque doit être remplacé 4 heures après la séance. 
• La salle de réunion doit être régulièrement aérée au moins 2 à 3 fois par jour, pendant 10 à 15 minutes à chaque fois. Cela dilue la présence de virus dans l’air.
• Le dernier point important est de maintenir une distance d’un mètre cinquante à deux mètres entre chaque invité. 

Comment trouver et choisir une salle de réunion à Lyon ?

La location salle des fetes covid est beaucoup plus complexe que celle d’avant. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à trouver la salle de conférence idéale.

Comment trouver une salle de réunion ?

La première solution consiste à rechercher sur Internet des salles de réunion disponibles dans la zone souhaitée. Bien que la visioconférence soit le plus adaptée en cette période de pandémie, certaines réunions nécessitent la présence des participants. Dès lors, la seule solution est de trouver une salle à louer et d’appliquer tous les conseils de santé. Le processus actuel n’est pas facile, car en cette période difficile, de nombreux hôtels et sociétés de location de salles refusent de louer.

Lors de l’organisation d’une réunion, il est également important de vérifier si l’autorité administrative autorise la tenue de la réunion dans un environnement professionnel en dehors des locaux de l’entreprise.

Comment choisir une salle de réunion ?

Pendant la période de Covid, le choix d’une salle de réunion doit être strict. Dans un premier temps, le locataire étudiera la surface de la pièce et la manière dont elle est ventilée. Étant donné que la recommandation dans les magasins est de 8 mètres carrés par personne, une pièce avec suffisamment de mètres carrés et d’ouvertures sera choisie pour une ventilation régulière tout au long de la réunion. 

De nombreuses entreprises ou hôtels proposent des salles de réunion. En plus des photos qui devraient vous permettre de voir la surface de la pièce, n’hésitez pas à contacter le propriétaire pour vérifier si l’offre de location est toujours valable et quelles mesures ce dernier impose.