Un regard sur les solutions d’espace de travail numérique d’aujourd’hui

On ne peut nier le passage rapide au travail à distance en plein COVID-19. Pour de nombreuses entreprises, c’est le meilleur moyen de maintenir un semblant de fonctionnement normal tout en assurant la sécurité des personnes. Il est largement admis que le télétravail perdurera après la pandémie, ce qui signifie que c’est le moment pour les entreprises d’adopter, de cultiver et de continuer à développer des solutions d’espace de travail numérique. Les établissements scolaires et les administrations n’y échappent pas. En effet, de nombreux départements se sont dotés d’un espace numérique de travail, à l’image de celui de l’académie de Seine et Marne : ent77. Grâce à cette plateforme numérique, les élèves, les équipes pédagogiques et les familles peuvent mieux communiquer et se tenir informés. Les devoirs, les notes, les progressions d’année en année, les informations concernant la vie scolaire y sont régulièrement reportés et accessibles en quelques clics. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page ent77. Quoi qu’il en soit, qu’ils reviennent ou non à un lieu de travail physique à un moment donné dans le futur, il est inévitable que les équipes distribuées et les travailleurs nomades soient là pour durer. Voici un aperçu des solutions d’espace de travail numérique dont ils ont besoin pour réussir.

Qu’est-ce qu’un espace de travail numérique ?

Pour comprendre les solutions d’espace de travail numérique, regardez d’abord quelque chose de plus familier : le lieu de travail physique. Qu’est-ce qu’un employé attend de son espace de travail physique ? La réponse aujourd’hui est bien moindre qu’il y a vingt ans. Aujourd’hui, il peut s’agir d’une poignée de choses : un bureau, une chaise, une prise pour brancher son ordinateur et un éclairage adéquat. Ces éléments représentent les critères élémentaires de ce qu’il faut pour faire leur travail. Reportez maintenant ce processus de pensée au numérique. De quoi les employés ont-ils besoin en termes de ressources numériques :

• accès à internet ;
• messagerie électronique ; 
• programmes de traitement de texte et de conception graphique ?

Le concept est le même, mais les possibilités sont tellement plus larges et plus diverses. C’est la preuve qu’une grande partie du travail que nous faisons aujourd’hui est numérique et que les espaces de travail numériques varient beaucoup d’une personne à l’autre. Tout comme le travail est issu du domaine physique pour entrer dans le domaine numérique, les ENT eux-mêmes s’étendent pour se diversifier. Il se peut que les employés ne se connectent plus à un portail du lieu de travail depuis leur domicile, mais qu’ils utilisent une collection d’applications et de programmes pour faire leur travail, où qu’ils soient ce jour-là. Les espaces de travail numériques varient d’une entreprise à l’autre, d’un employé à l’autre. Ils sont ce qu’ils doivent être pour aider les employés à faire leur travail. Marvin et Lucas sont peut-être tous deux graphistes, mais tout comme leurs espaces de travail physiques peuvent prendre des personnalités différentes sur le lieu de travail, leurs espaces de travail numériques ne se ressemblent probablement pas.

Développer un écosystème numérique accessible

Prenez cette idée d’un ENT propre à chaque employé et développez-la. Dans un bureau physique, un espace de travail n’est qu’un espace parmi d’autres qui constituent l’ensemble du lieu de travail. En ligne, il en va de même. Les employés travaillent au sein d’un écosystème numérique plus large et beaucoup des mêmes règles s’appliquent. Prenez quelque chose comme l’accès des utilisateurs. Sandrine a besoin d’accéder à un dossier Dropbox contenant des rendus de produits, mais elle n’a pas les autorisations appropriées. C’est l’équivalent numérique de ne pas avoir de badge d’accès au laboratoire de produits au travail, seulement au lieu d’une porte physique pour bloquer son chemin, il s’agit du numérique. Ce n’est qu’une des nombreuses analogies qui montrent des similitudes frappantes entre le lieu de travail numérique et un lieu de travail physique et qui jettent un éclairage sur la façon de cultiver un environnement numérique productif. Pour fournir aux employés des solutions d’espace de travail numérique, commencez par leur fournir un écosystème numérique robuste. Ils construiront leur propre expérience, à condition que les entreprises leur en donnent les moyens. Dans le physique, cela signifie offrir différents types d’espaces de travail et de possibilités d’accès. En ligne, cela signifie mettre en place un écosystème accessible d’applications et de programmes.

Les avantages du développement de l’espace de travail numérique

La migration d’un espace de travail bien cultivé en ligne débloque une multitude d’opportunités importantes pour la croissance, en particulier lorsque la main-d’œuvre à distance devient un pilier. Le plus grand avantage est l’accessibilité sans entrave. Les employés peuvent travailler efficacement partout et à tout moment. L’espace de travail numérique n’est pas lié à l’espace physique. À bien des égards, la prochaine itération de l’évolution du lieu de travail est l’absence de lieu de travail physique lui-même – ou du moins son rétrécissement. En minimisant le rôle du physique pour s’appuyer davantage sur le numérique, les entreprises débloquent des avantages importants :

• accès à un vivier de talents plus large et plus mondial ;
• réduction des frais généraux et des coûts grâce à la baisse des coûts immobiliers ;
• amélioration de la flexibilité des heures, des lieux et des styles de travail ;
• réduction de la responsabilité en minimisant les risques associés au lieu de travail ;
• moins de dépendance des employés vis-à-vis des ressources physiques.

Les avantages vont même au-delà. Cependant, tout remonte à l’amélioration de la productivité des employés. Une meilleure accessibilité, une meilleure efficacité et même un meilleur confort découlent d’espaces de travail numériques bien développés.

Le numérique est là pour rester

La beauté des espaces de travail numériques réside dans le fait qu’ils sont libérés des limites liées aux lieux de travail physiques. Tout se trouve au bout de vos doigts. Pour visiter la salle de conférence, lancez Zoom. Pour discuter avec des collègues, envoyez un message sur Slack. Pour collaborer, lancez Dropbox. Les applications et les services Cloud fournissent tout ce que le lieu de travail peut, et plus encore. La dépendance à l’espace de travail numérique est croissante. Les entreprises doivent reconnaître les exigences des employés à distance et cultiver les écosystèmes numériques dont ils ont besoin pour travailler, indépendamment de l’endroit où se trouve leur lieu de travail physique ce jour-là. Plus vous proposez de solutions numériques, plus il est simple pour les employés de réussir.